签约前：先核验资格，再落实实名、书面与备案
签约前依次核验房屋资格、出租资格、合同形式和备案。《住房租赁条例》第七条规定，出租住房应符合建筑、消防、燃气、室内装饰装修等方面的法律、法规、规章和强制性标准，不得危及人身安全和健康；厨房、卫生间、阳台、过道、地下储藏室、车库等非居住空间，不得单独出租用于居住。
《住房租赁条例》第九条要求出租人出示身份证明材料、不动产权属证书或者其他证明其具有合法出租权利的材料，并核验承租人身份证明。身份证明不能替代合法出租权利材料，合同中的出租人、房屋信息应与材料对应。
《住房租赁条例》第八条要求双方实名签订，并由出租人按规定通过住房租赁管理服务平台等方式，向租赁住房所在地房产管理部门备案；《中华人民共和国民法典》第七百零七条规定，租期六个月以上的应采用书面形式，未采用书面形式且无法确定租期的，视为不定期租赁。房产管理部门不得就备案收费，出租人未备案的，承租人可以办理。
押金：三项都要落到合同里
出租人收取押金时，《住房租赁条例》第十条要求合同写明押金数额、返还时间和扣减情形。数额不能只写“按实收”，返还时间不能只写“退租后”，扣减情形也应写明具体触发事项和扣减内容。
合同没有约定扣减情形时，不能把该事项直接当成已有约定；除合同约定的情形外，出租人无正当理由不得扣减押金。写了押金数额，也不等于出租人取得了任意扣款权。
维修：先写请求路径，再写费用和补偿
《中华人民共和国民法典》第七百一十二条规定，出租人应履行租赁物维修义务，但当事人另有约定的除外。如要改变默认责任，应把另行约定的范围、适用原因和结算方式写清。
第七百一十三条给出的处理顺序是：承租人可请求出租人在合理期限内维修；出租人未履行的，承租人可自行维修，费用由出租人负担；维修影响使用的，应相应减少租金或者延长租期；因承租人过错致使需要维修的，出租人不承担前述维修义务。“相应减少”不是不分影响程度而免掉全部租金，“合理期限”也应结合具体维修事项判断。
转租与改动：同意边界和禁止事项分开写
《中华人民共和国民法典》第七百一十六条规定，承租人经出租人同意可以转租；未经同意转租的，出租人可以解除合同。合同可写明如何取得同意、转租范围和通知方式，但“出租人知道”不能替代“出租人同意”。
《住房租赁条例》第十一条要求承租人不得损坏、擅自拆除、停用消防设施或者改动承重结构；未经出租人同意，不得擅自改变用途、拆改室内设施或者改动其他结构。签合同时应把不得实施的行为和同意边界分别写清。
提前解约、变更与违约：触发条件不要混写
《中华人民共和国民法典》第五百四十三条规定，当事人协商一致可以变更合同；第五百四十四条规定，变更内容约定不明确的，推定为未变更。租期、租金、押金、维修责任或解除条件发生变化，应把变更后的内容明确写入合同或补充约定。
承租人可依第七百二十四条解除合同：租赁物被司法机关或者行政机关依法查封、扣押，租赁物权属有争议，或者租赁物具有违反法律、行政法规关于使用条件的强制性规定的情形，非因承租人原因致使无法使用。第七百三十条规定，租期没有约定或约定不明的，双方可以随时解除，但应在合理期限前通知对方。
欠租也不是承租人的任意退租理由。第七百二十二条规定，承租人无正当理由未付或迟延支付租金时，出租人应先请求其在合理期限内支付；承租人逾期仍不支付，出租人才可以解除合同。
第五百七十七条规定，违约方可能承担继续履行、采取补救措施或者赔偿损失等责任。第五百八十五条允许约定违约金数额或者损失赔偿额的计算方法；约定的违约金过分高于造成的损失时，人民法院或者仲裁机构可以根据请求适当减少。出租人依法解除合同的，还应通知承租人并留出合理腾退时间，不得以暴力、威胁或者其他非法方式迫使承租人腾退住房。
格式条款：提示、说明与无效不是一回事
《中华人民共和国民法典》第四百九十六条规定，格式条款是预先拟定、为重复使用且订立合同时未与对方协商的条款。提供方应公平确定双方权利义务，以合理方式提示免除或减轻其责任等与对方有重大利害关系的条款，并按对方要求说明。
提供方未履行提示或者说明义务，致使对方没有注意或者理解重大利害关系条款的，对方可以主张该条款不成为合同内容。这不等于当然无效：依第四百九十七条，不合理地免除或者减轻提供方责任、加重对方责任、限制对方主要权利，或者排除对方主要权利的，该格式条款无效。第四百九十八条规定，格式条款有两种以上解释的，应作不利于提供方的解释；格式条款与非格式条款不一致的，应采用非格式条款。
中介或平台提供固定文本时，不能把模板视为无需核对。签约前应标出重大利害关系条款，要求说明，把协商修改结果明确写入文本；出现两种以上解释或与非格式条款不一致时，再按上述规则判断。
常见问题
没有办理住房租赁备案，合同就无效吗？
不会仅因未办理备案而无效。《中华人民共和国民法典》第七百零六条规定，未依照法律、行政法规规定办理租赁合同登记备案手续，不影响合同效力；备案是否完成与合同是否有效应分开判断。
租赁期限最长能写多久？
《中华人民共和国民法典》第七百零五条规定，租赁期限不得超过二十年，超过部分无效。租期超过法定期限的，应修改超过部分，不能据此把整份合同一概视为无效。
国家有住房租赁合同示范文本，是不是必须照用？
《住房租赁条例》第二十八条规定，由国务院有关主管部门制定并公布住房租赁合同示范文本。仅凭这一条不能得出“必须使用示范文本”的结论，实际签约仍要逐条核对双方权利义务和具体约定。
退租时必须把房屋恢复成全新状态吗？
不是。《中华人民共和国民法典》第七百三十三条规定，返还的租赁物应符合按照约定或者根据租赁物性质使用后的状态。判断时应查看合同约定，不能仅以房屋不是全新状态就认定承租人违约。
押金、维修或腾退产生纠纷，协商不成怎么办？
可以依法申请调解、仲裁或者提起诉讼。《住房租赁条例》第三十五条将押金返还、住房维修、住房腾退等租赁纠纷列入这一处理范围。
以上内容依据现行法律法规和官方文件整理，属于一般性知识介绍，不构成针对你的个案法律意见；具体条款如何适用，请以你所在地的规定、你与对方签订的合同原文，以及必要时专业机构的意见为准。